Ceredigion County Council website

Mae Gofal Cymdeithasol Ceredigion yn dal gwybodaeth mewn perthynas â chi a’ch teulu er mwyn prosesu ceisiadau am anghenion gofal a chymorth. Rydych chi wedi dweud rhywfaint o’r wybodaeth honno i ni ac mae eraill sy’n eich adnabod chi wedi dweud rhywfaint o’r wybodaeth i ni, er enghraifft, Iechyd, Addysg, yr Heddlu. Mae’r Cyngor yn gweithredu mesurau er mwyn diogelu preifatrwydd unigolion trwy gydol y broses hon.

Efallai y cedwir cofnod am unrhyw un sy’n cael gwybodaeth, cyngor neu gymorth gan Ofal Cymdeithasol Cyngor Sir Ceredigion.

Os bydd aelod o staff a gyflogir gan y Gwasanaethau Cymdeithasol yn rhoi gwasanaeth i chi, byddant yn cofnodi rhai manylion sylfaenol amdanoch chi ar ein cronfa ddata gyfrifiadurol, yn ogystal ag ar ffeil bapur. Mae’r ddogfen hon yn esbonio pam y cedwir y wybodaeth hon a phwy y rhennir hi gyda nhw

Y dibenion y byddwn yn defnyddio eich data personol

Defnyddir y wybodaeth y byddwn yn ei chasglu amdanoch at ddiben(ion):

• Asesu a chynllunio ar gyfer eich anghenion chi a’ch teulu
• Sicrhau eich bod chi a’ch teulu yn cael eich cadw yn ddiogel
• Ei rhannu gydag eraill sy’n gweithio gyda chi a’ch teulu
• Gwella a chynllunio ein gwasanaethau (monitro a diogelu gwariant cyhoeddus; monitro ansawdd ein gwasanaethau er mwyn sicrhau y cânt eu darparu yn y ffordd fwyaf effeithlon ac effeithiol)
• Caniatáu i daliadau gael eu gwneud i chi, os a phryd y byddant yn ddyledus
• Caniatáu casglu taliadau gennych chi, os a phryd y byddant yn ddyledus
• Ymchwilio i gwynion, hawliadau cyfreithiol neu ddigwyddiadau
• Cynorthwyo wrth brosesu a pharatoi Profiad Dysgu Arfer ac asesiad parhaus ar gyfer Gweithwyr Cymdeithasol dan hyfforddiant.

Y seiliau cyfreithiol dros brosesu eich gwybodaeth yw:

• Cydymffurfio gyda rhwymedigaeth gyfreithiol (yn benodol yn unol â Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant 2014; Deddf Iechyd Meddwl 2007; Deddf Llywodraeth Leol 2000)
• Tasgau a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth weithredu awdurdod swyddogol
• Caniatâd

Pan fydd y Cyngor yn prosesu categorïau data arbennig, bydd yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol canlynol:

• Mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion meddyginiaeth ataliol neu alwedigaethol, er mwyn asesu, rhoi diagnosis meddygol, darparu gofal neu driniaeth iechyd neu gymdeithasol, neu reoli systemau iechyd a gofal cymdeithasol
• Mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni rhwymedigaethau’r rheolydd neu wrthrych y data ym maes cyflogaeth, a nawdd cymdeithasol a chyfraith diogelwch cymdeithasol

Mae hyn yn golygu bod gennym yr hawl i ddefnyddio eich gwybodaeth fel arfer gan ein bod yn cydymffurfio gyda thasg gyhoeddus benodol neu oherwydd bod y gwasanaeth yr ydym yn ei ddarparu wedi cael ei nodi yn y gyfraith. Fodd bynnag, efallai y bydd amgylchiadau (e.e. rhestr bostio ar gyfer y Gwasanaeth Gwybodaeth i Ofalwyr) pan fydd angen i ni gael eich caniatâd er mwyn defnyddio eich gwybodaeth. Byddwn yn dweud wrthych os bydd angen gwneud hynny, gan ofyn am eich caniatâd cyn i chi gael gwasanaeth penodol.

Beth os na fyddwch yn darparu data personol?

Os na fyddwch yn rhoi’r wybodaeth y bydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai hyn arwain at gynllunio a darpariaeth gwasanaethau llai effeithiol er mwyn helpu i fodloni eich anghenion. Mewn rhai amgylchiadau, efallai na fyddwn yn gallu darparu gwasanaeth o gwbl.

Pa fath o wybodaeth yr ydym yn ei defnyddio?

Efallai y byddwn yn casglu’r mathau canlynol o ddata personol amdanoch chi er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn, gan ddibynnu ar eich amgylchiadau:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad geni
• Rhyw
• Cyfeirnod; e.e. Cyfeirnod unigryw Gofal Cymdeithasol / rhif GIG / Rhif Disgybl Unigryw / Yswiriant Gwladol
• Rhif ffôn
• Cyfeiriad e-bost
• Manylion banc/talu
• Cyfansoddiad eich teulu
• Eich amgylchiadau cymdeithasol
• Eich amgylchiadau ariannol
• Manylion cyflogaeth ac addysg
• Eich anghenion tai
• Delweddau/ffotograffau
• Cofnodion Myfyriwr a Disgybl

Rydym yn casglu data sy’n cael ei gategoreiddio fel gwybodaeth arbennig hefyd, megis:

• Gwybodaeth am eich iechyd (Gan gynnwys manylion Iechyd Corfforol neu Feddyliol)
• Eich cefndir hiliol neu ethnig
• Credoau crefyddol neu athronyddol
• Gwybodaeth am eich iechyd rhywiol neu’ch cyfeiriadedd rhywiol
• Euogfarnau troseddol a throseddau

Defnyddio’ch Rhif GIG mewn Gofal Cymdeithasol

Os ydych yn cael cymorth gan ofal cymdeithasol, efallai y bydd GIG yn rhannu eich rhif GIG gyda ni. Diben hyn yw sicrhau bod GIG a gofal cymdeithasol yn defnyddio’r un rhif ar eich cyfer wrth ddarparu eich gofal. Trwy ddefnyddio’r un rhif, gallwn gydweithio er mwyn gwella eich gofal a’ch cymorth.

Rydym yn storio gwybodaeth mewn cronfa ddata TG ddiogel a elwir System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru (WCCIS), a gyflwynir ar draws Cymru. Caiff yr holl wybodaeth ei storio yn unol â Pholisi Diogelwch Gwybodaeth Ceredigion. Nodir y manylion ynghylch cael mynediad i a defnyddio’r system yn ein dogfennaeth contract a chaiff ei fonitro trwy ein proses cydymffurfiaeth contract.

Rydym yn cadw’r wybodaeth hon yn ddiogel gan mai dim ond y staff y mae angen iddynt wybod amdanoch chi ddylai weld y wybodaeth hon.

A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd gan ffynonellau eraill?

Er mwyn darparu’r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu gwybodaeth gennych chi yn uniongyrchol, ond rydym yn cael gwybodaeth gan y ffynonellau canlynol hefyd:

• Byrddau Iechyd Lleol
• Adrannau eraill Cyngor Sir Ceredigion (e.e. Gwasanaethau Tai, Treth Gyngor)
• Awdurdodau Lleol eraill
• Heddluoedd rhanbarthol (e.e. Heddlu Dyfed Powys, Heddlu De Cymru)
• Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol
• Practisiau Meddygon Teulu
• Adran Gwaith a Phensiynau

Efallai y byddwn yn recordio unrhyw gyswllt gyda’ch teulu neu unrhyw un sy’n gwybod amdanoch chi hefyd.

Gellir sicrhau’r mathau canlynol o ddata personol, gan ddibynnu ar eich amgylchiadau:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad geni
• Rhyw
• Cyfeirnod; e.e. Cyfeirnod unigryw Gofal Cymdeithasol / rhif GIG / Rhif Disgybl Unigryw / Yswiriant Gwladol
• Rhif ffôn
• Cyfeiriad e-bost
• Cyfansoddiad eich teulu
• Eich amgylchiadau cymdeithasol
• Eich amgylchiadau ariannol
• Manylion cyflogaeth ac addysg
• Eich anghenion tai
• Delweddau/ffotograffau

Rydym yn sicrhau data a gaiff ei gategoreiddio fel gwybodaeth arbennig hefyd, megis

• Gwybodaeth am eich iechyd (Gan gynnwys manylion Iechyd Corfforol neu Feddyliol)
• Eich cefndir hiliol neu ethnig
• Credoau crefyddol neu athronyddol
• Gwybodaeth am eich bywyd rhywiol neu’ch cyfeiriadedd rhywiol

Euogfarnau troseddol a throseddau

Trosglwyddo eich gwybodaeth i wlad dramor

Ni throsglwyddir eich gwybodaeth y tu allan i’r DU.

Gyda phwy y gallai eich gwybodaeth gael ei rhannu (yn fewnol ac yn allanol)?

Er mwyn galluogi’r Cyngor i brosesu eich cais ac er mwyn cydymffurfio gyda’n rhwymedigaethau cyfreithiol, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau partner, ac mae’r rhain yn cynnwys y canlynol, ond nid ydynt wedi cael eu cyfyngu i’r rhain:

• Contractwyr, cymdeithion neu gynrychiolwyr yr unigolyn yr ydym yn prosesu eu data personol
• Myfyrwyr a disgyblion gan gynnwys eu perthnasau, eu gwarcheidwaid, eu gofalwyr neu eu cynrychiolwyr
• Gwasanaethau eraill Cyngor Sir Ceredigion (e.e. Gwasanaethau Tai, Gwasanaeth Canolfan Ddydd, Taliadau Uniongyrchol.)
• Byrddau Iechyd Lleol
• Practisiau Meddygon Teulu
• Awdurdodau Lleol eraill
• Awdurdodau Addysg Lleol eraill ac Ysgolion (e.e. Gwasanaeth NEET, Gwasanaethau Ieuenctid)
• Adran Gwaith a Phensiynau ac adrannau eraill y Llywodraeth;
• Llywodraeth Cymru;
• Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
• Darparwyr Gofal Cymdeithasol Cymeradwy (Sector Preifat); (e.e. Gofal preswyl; nyrsio; tai â chymorth; gofal cartref?)
• Rheolyddion allanol (e.e. Arolygiaeth Gofal Cymru)
• Ymddiriedolaeth Gwasanaeth Ambiwlans Cymru
• Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus
• Llys Amddiffyn
• Eiriolaeth
• Sefydliadau Trydydd Sector perthnasol (e.e. Age Concern, Y Groes Goch…)
• Llysoedd a chyfiawnder troseddol
  • Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol
  • Cyfiawnder Ieuenctid
  • CAFCASS
  • Carchardai
  • Heddluoedd Cenedlaethol a Rhanbarthol (e.e. Heddlu Dyfed Powys, Heddlu De Cymru, )
  • Crwneriaid
• Gwasanaethau Tân ac Achub Gorllewin Cymru
• Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• Partneriaethau Diogelwch Cymunedol
• Aelodau Etholedig ac aelodau seneddol
• Iechyd y Cyhoedd

Mae gan Gyngor Sir Ceredigion gontractau gyda rhai sefydliadau eraill er mwyn ein helpu i ddarparu gwasanaethau mewn ardaloedd penodol, neu i reoli gwybodaeth. Mae gan y contractau hynny a threfniadau eraill weithdrefnau mewn grym sy’n mynnu bod y sefydliadau’n cydymffurfio gyda chyfraith diogelu data, fel y caiff y wybodaeth ei defnyddio er mwyn cyflawni’r swyddogaethau hynny yn unig.

(e.e. mae gan y Cyngor gontract mewn grym i wasanaethu a chynnal a chadw offer a ddarparir gan y Gwasanaeth Canolfan Byw’n Annibynnol dan LOLER (Rheoliadau gweithrediadau codi ac offer codi 1998), PUWER (Rheoliadau darparu a defnyddio offer gwaith 1998).

Byddwn wastad yn ceisio rhannu’r wybodaeth leiaf a fydd yn ein galluogi i gyflawni ein rhwymedigaeth gyfreithiol, a phan fo modd, byddwn yn ceisio diogelu eich gwybodaeth trwy ei gwneud yn ddienw. Byddwn yn rhoi gwybod i chi pa wybodaeth y byddwn wedi ei rhannu a gyda phwy, pan fyddwn yn gallu gwneud hynny yn gyfreithlon.

Mae Cyngor Sir Ceredigion yn rhan o Fframwaith WASPI. Pan fyddwn yn gweithio mewn partneriaethau, rydym yn sicrhau bod gennym Brotocolau Rhannu Gwybodaeth mewn grym.

• MAPPA
• MARAC

Ceir sefyllfaoedd penodol eraill hefyd lle y bydd gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi efallai, megis:

• Pan fydd gofyn i’r Cyngor ddarparu’r wybodaeth yn unol â’r gyfraith
• Pan fydd gofyn datgelu’r wybodaeth er mwyn atal neu ddatrys trosedd
• Pan fydd ei datgelu er budd hanfodol yr unigolyn dan sylw