Ceredigion County Council website

Bydd y Cyngor yn darparu gwasanaethau i gymunedau lleol a phobl sy’n byw ynddynt. Bydd ymgymryd â’r gwaith yma’n golygu y bydd yn ofynnol arnom gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydym yn darparu gwasanaethau iddynt a chadw cofnod o’r gwasanaethau hynny. Rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion ac o’r herwydd mae’n ofynnol eu bod yn ymwybodol o’r hyn y bwriedir ei wneud gyda’u gwybodaeth yn ogystal phwy o bosib y byddwn yn rhannu’r wybodaeth gyda hwy.

Rydym wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o’r mathau allweddol y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi’n cysylltu â’r Cyngor.

Gwasanaethau i Gwsmeriaid yw’r ‘drws ffrynt’ i’r Cyngor ac y mae ei wasanaethau yn cynnwys Canolfan Gyswllt 9-5, gwasanaethau wyneb yn wyneb a gwasanaethau ar-lein ar wefan y Cyngor.

Fel rhan o’n sgwrs sgopio cychwynnol mae’n bosib y byddwn yn gofyn i chi am fanylion personol er mwyn i ni fedru eich cynorthwyo â’ch ymholiadau. Bydd ystafell breifat ar gael i’w defnyddio os byddwch yn teimlo’n fwy cyfforddus i ddatgelu gwybodaeth o natur sensitif mewn lle preifat.

Os hoffech chi wybod mwy ar sut y gallwch gael mynediad i Wasanaethau Cwsmeriaid ewch i’n tudalen Cysylltwch â ni lle gallwch chi hefyd gael gafael ar ein Siartr Cwsmeriaid.

Bydd Canolfan Gyswllt Ceredigion yn darparu gwybodaeth a chyngor ar holl Wasanaethau’r Cyngor gan hefyd alluogi’r Cwsmeriaid i wneud cais, bwcio, talu, reportio digwyddiadau a gofyn am wasanaethau. Dylech gyfeirio at yr Hysbysiad Preifatrwydd Corfforaethol am fanylion ar sut rydym ni’n ymdrin â gwybodaeth bersonol drwy ein gwefan.

At ba bwrpas y byddwn ni’n defnyddio eich data personol?

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn i ni eich cynorthwyo â’ch ymholiadau neu drosglwyddo eich ymholiad i’r tîm neu’r gwasanaeth perthnasol er mwyn gweithredu arno.

Y sail cyfreithiol ar gyfer prosesu’r wybodaeth yma yw:

• Goblygiadau Cyfreithiol - defnyddio’r wybodaeth i gydymffurfio â chyfraith cyffredin neu oblygiadau statudol
• Gorchwyl Cyhoeddus - gweithredu ‘awdurdod swyddogol’ a phwerau a osodwyd yn ôl y gyfraith; ymgymryd â gorchwyl penodol yn niddordeb y cyhoedd sydd wedi ei nodi mewn cyfraith

Gall enghreifftiau o’r ddau uchod gynnwys gweinyddu Treth y Cyngor yn gywir; sicrhau y darperir y budd-daliadau cywir i unigolion; cynghori ar hawl am fudd-daliadau ayb; sicrhau y caiff unrhyw ddiffygion o ran y priffyrdd eu rheoli’n briodol; sicrhau yr ymdrinnir â sbwriel caiff ei adael yn anghyfreithlon ac y caiff gwastraff ei gasglu ac yr ymdrinnir â niwsans sŵn gan sicrhau y rheolir yn briodol unrhyw hawliadau cyfreithiol yn erbyn y Cyngor.

Mae’n bosib y byddwn hefyd yn prosesu categori data arbennig, os bydd yn angenrheidiol i ni gyflawni ein goblygiadau a chyflawni anghenion y data dan sylw.

Beth sy’n digwydd os nad ydych chi’n darparu data personol?

Os byddwch chi’n dewis peidio â rhoi’r wybodaeth angenrheidiol i ni pan fyddwn yn gofyn amdano mae’n bosib y bydd hyn yn golygu na fydd na allwn ddarparu gwasanaethau i chi.

Pa fath o wybodaeth y byddwn ni’n ei ddefnyddio?

Pan fydd cwsmeriaid yn dewis ymwneud â’r Ganolfan Gyswllt neu Gwasanaethau Clic Ceredigion byddwn yn cofnodi data personol y gellir ei rannu gyda’r maes gwasanaeth perthnasol / sefydliadau ehangach os bydd angen er mwyn i ni fedru ymdrin â’ch cais.

Bydd y math o wybodaeth y byddwn yn ei gofnodi yn amrywio yn ddibynnol ar y math o ymholiadau ond bydd hyn yn gyffredinol yn cynnwys:

• Manylion cyswllt:
• Enw
• Cyfeiriad
• Rhif ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Manylion adnabod:
• Dyddiad geni
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Cyfeirnod Unigryw
• Eich amgylchiadau ariannol (Incwm, cyfrif banc)
• Manylion gwaith
• Gwybodaeth am y teulu gan gynnwys enwau, cyfeiriadau, rhifau ffôn, oedran, dibynyddion, statws priodasol. Os byddwch chi wedi darparu data personol am unigolion eraill megis aelodau’r teulu, dibynyddion, a fyddech cystal â sicrhau fod yr unigolion hynny’n ymwybodol o’r wybodaeth a nodwyd yn yr Hysbysiad yma
• Gwybodaeth am fanylion iechyd a meddygol

Categorïau arbennig o ddata personol:

• Tarddiad Ethnig
• Iechyd
• Rhyw

Mae’n bosib y bydd y Cyngor yn casglu’r wybodaeth yma mewn ffyrdd amrywiol:

• Yn ystod galwad i’r Ganolfan Gyswllt
• Yn ystod sgwrs wyneb yn wyneb yn un o’n Canolfannau Cwsmeriaid
• Drwy gais ar-lein dros y we
• Ar e-bost
• Drwy dystiolaeth a sganiwyd
• Drwy luniau a ddarparwyd
• Drwy system meddalwedd Clic Ceredigion ‘Fy nghyfrif’

Caiff yr holl alwadau i’r Ganolfan Gyswllt eu cofnodi yn eu cyfanrwydd gan eithrio:

• Galwadau lle gwneir taliadau (caiff recordio galwadau ei derfynu pan gwneir taliadau)
• Galwadau sy’n gadael y Ganolfan hynny yw, y galwadau hynny caiff eu trosglwyddo’n fewnol i adrannau gan fod recordio yn gorffen wrth drosglwyddo’r galwad. Am fwy o wybodaeth ewch i’r dudalen Cysylltwch â ni

A rydym yn defnyddio gwybodaeth a dderbyniwyd oddi wrth ffynonellau eraill?

Er mwyn darparu’r gwasanaeth yma rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol oddi wrthych chi ond mae’n bosib y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth o’r ffynonellau canlynol:

• Gwybodaeth a ddarparwyd gan gynrychiolydd y cwsmer (e.e. aelod o’r teulu, gwr/ gwraig, partner, plentyn, eiriolwr)
• Gwybodaeth a ddarparwyd gan aelod arall o’r cyhoedd (e.e. cwyn neu achos o bryder)
• Gwybodaeth a ddarparwyd gan Gynghorydd etholedig ar ran eu hetholwyr
• Gwybodaeth a ddarparwyd gan swyddogion / gwasanaethau eraill y Cyngor sy’n cysylltu â’r Gwasanaethau i Gwsmeriaid er budd eu cwsmeriaid neu’r Cyngor ei hun
• Gwybodaeth a ddarparwyd gan sefydliadau eraill (e.e. Gwasanaethau Brys, Landlordiaid, Cymdeithasau Tai, Unigolion Proffesiynol Iechyd) parthed unigolyn

Trosglwyddo eich gwybodaeth yn dramor

Ni chaiff eich gwybodaeth ei drosglwyddo y tu allan i’r Deyrnas Unedig.

Pwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth â hwy (mewnol ac allanol)

Caiff eich gwybodaeth ei storio yn ein System Rheoli Cwsmeriaid er mwyn sicrhau ein bod yn darparu gwasanaeth effeithiol ac effeithlon. Byddwn yn nodi’r ffaith i chi gysylltu â ni a phwrpas eich cyswllt.

Os byddwn eisoes wedi cofnodi eich gwybodaeth o fewn y System Rheoli Cwsmeriaid dylid nodi bob amser byddwch chi yn cysylltu â ni wedi hynny byddwn yn defnyddio eich rhif ffôn er mwyn eich adnabod o fewn y system ac arddangos eich manylion i’n hymgynghorwyr. Byddwn bob amser yn gofyn i chi gadarnhau eich manylion cyn i ni barhau â’r ymchwiliad.

Byddwn yn aml yn gorfod rhannu eich gwybodaeth rhwng y timau sy’n cefnogi’r gwasanaethau a dderbynnir gennych neu i dderbyn neu drefnu ymateb ar eich cais. Bydd y wybodaeth byddwn yn ei rannu a pha dimau y byddwn yn ei rannu â hwy yn amrywio yn ôl y gwasanaethau byddwch chi’n ei dderbyn. Gall eich data gael ei ail-ddefnyddio gan adrannau ac asiantaethau eraill sy’n gweithredu ar ran y Cyngor er mwyn mynd i’r afael â’r ymholiad/cais.

Mae’n arfer i gofnodi galwadau oherwydd y cynnydd yn y busnes a wneir ar y ffôn. Bydd recordio sgyrsiau cwsmeriaid yn galluogi’r Cyngor i asesu boddhad cwsmeriaid, hyfforddi a datblygu staff, adolygu ansawdd galwadau a chael mynediad i gofnod llafar o’r hyn a ddywedwyd os bydd cwyn. Mae hefyd yn golygu bod gweithwyr yn teimlo eu bod wedi eu diogelu gan wybod os byddant yn profi ymddygiad bygythiol gellir defnyddio’r recordiadau fel tystiolaeth a gweithredu arno os byddai angen.

Gall gwybodaeth a gadwyd o fewn y systemau gael ei ddefnyddio yn y dulliau canlynol:

• At bwrpas Ansawdd ac Hyfforddiant: Rhan o’r wybodaeth yn unig a ddarperir gan gofnod ysgrifenedig. Bydd recordiad o’r galwad yn darparu golwg mwy crwn o’r sefyllfa ac yn ein galluogi i ddeall yn well profiad y cwsmer ac asesir prosesau a ddefnyddir. Bydd hyn yn ein cynorthwyo i glustnodi unrhyw welliannau a sicrhau ansawdd y gwasanaeth a ddarperir gan staff y Ganolfan Gyswllt, drwy ddefnyddio’r wybodaeth yn y recordiad fel sail i gynlluniau datblygu unigol gweithwyr a’r sawl sy’n derbyn hyfforddiant
• Cael gwell dealltwriaeth o’n cwsmeriaid: Medrir ymdrin â nifer o alwadau ar lafar heb angen llanw cofnodion. Bydd gwrando ar sampl o wrandawiadau yn ein cynorthwyo i ddeall ein cwsmeriaid yn well a chael golwg gwell o’r sefydliadau rydym yn cyfeirio pobl atynt
• Cwynion ac Anghydfodau: Gellir datrys rhai galwadau dros y ffôn. Pan gaiff gwybodaeth ei nodi ar system electronig bydd hyn wedyn yn gofod derbyniol. Os bydd cwyn neu anghydfod, bydd recordiad o’r alwad (os bydd ar gael) yn medru o bosib darparu gwybodaeth ychwanegol (os yw ar gael) er mwyn archwilio unrhyw honiadau a diogelu buddion y sawl dan sylw a/ neu y Cyngor drwy ddefnyddio gwybodaeth i ymateb i gwynion parthed y Ganolfan Gyswllt a/neu wasanaethau’r Cyngor
• Hawliadau Cyfreithiol: I’w ddefnyddio er mwyn amddiffyn hawliadau cyfreithiol yn erbyn y Cyngor e.e. Hawliadau Priffyrdd
• Diogelwch a Lles Gweithwyr: Gall recordiad fod yn ddarn allweddol o dystiolaeth os bydd unrhyw fygythiadau a wnaed yn erbyn y Cyngor neu unigolyn

Bydd hefyd rhai sefyllfaoedd penodol lle bydd angen i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch er enghraifft:

• Pan fydd angen i’r Cyngor ddarparu’r wybodaeth yn ôl y gyfraith
• Mewn achosion lle bo angen gwybodaeth er mwyn atal neu ddatgelu trosedd
• Lle bo datgelu o fudd penodol i’r unigolyn dan sylw